En cette pénurie de main-d’œuvre, le marché concurrentiel de l’emploi transforme le recrutement en une véritable compétition. En ce sens, il est primordial d’assurer la qualité de l’accueil et de l’intégration de vos nouveaux employés.

Selon l’étude de Harvard Business Review, 33% des employés cherchent un nouvel emploi avant d’avoir passé six mois au sein d’une même organisation. De plus, SHRM a constaté que 20% des recrues démissionnent pendant leur premier mois de travail. Intéressant, n’est-ce pas? Ces données illustrent bien l’importance d’offrir une expérience employé agréable, et ce, dès l’embauche. 

Afin de vous démarquer du lot, prenez le temps de bien accueillir et intégrer vos nouveaux employés au sein de votre organisation. Accordez-leur une attention particulière, ainsi qu’un bon suivi attentif de leur satisfaction au travail. Lors de leurs premiers jours au sein de votre entreprise, procédez à des rencontres régulières appuyées par un gestionnaire attentif. Il s’agit d’une recette gagnante pour vous distinguer de vos concurrents et offrir à vos nouvelles recrues l’expérience employé qu’elles méritent!

Vous n’êtes pas familier avec l’accueil et l’intégration de nouveaux employés? Vous ne connaissez pas l’importance d’un bon plan d’intégration? Afin de vous éclairer sur le sujet, voici neuf bonnes pratiques qui vous aideront à mettre en place le parfait programme d’accueil! 

Que veut-on dire par accueil et intégration des nouveaux employés?

Définition de l’accueil et intégration des nouveaux employés

L’accueil et l’intégration des nouveaux employés se définissent par les premiers instants de vos employés au sein de votre organisation. On pense notamment à leurs impressions, ressentis et perceptions vis-à-vis votre entreprise ainsi que vos équipes. L’ensemble de ces facteurs déterminants qui les convaincront ou les dissuaderont de travailler pour vous. Somme toute, il est très important de soigner l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés!

À titre d’exemple, un bon plan d’intégration pour vos nouveaux employés serait composé de plusieurs bonnes pratiques, dont l’encadrement des premières tâches ainsi qu’une présentation dès l’arrivée aux différents collègues. De cette façon, vous les ferez sentir importants et inclus au sein de votre équipe. Cela augmentera de façon considérable la rétention de vos talents! 

N’oubliez pas : les premiers instants sont très importants pour vos nouvelles recrues. Portez attention à leur bien-être, faites une bonne impression, et accordez-leur du temps afin de s’ajuster aux tâches demandées. Fiez-vous à nos meilleures pratiques afin d’offrir à vos nouveaux employés un accueil et une intégration exceptionnels qui les convaincra de rester chez vous! 

Un employeur accueille sa nouvelle employée à son bureau.

Quelle est l’importance d’un bon accueil et intégration des nouveaux employés?

L’accueil et l’intégration des nouveaux employés sont cruciaux pour votre entreprise. Ils sont la base d’une première bonne impression qui, en retour, déterminera si vos recrues décideront de rester travailler pour vous. 

Afin de vous démarquer des autres employeurs, effectuez un suivi régulier du bien-être de vos nouveaux employés. Prenez le temps de clarifier vos attentes envers eux pour vous assurer qu’ils comprennent leur rôle au sein de votre organisation. Par la suite, présentez-les à une équipe motivée et chaleureuse qui saura les aider en cas de besoin. Ce programme d’accueil et d’intégration de vos nouveaux employés favorisera leur sentiment d’appartenance : ils se sentiront choyés d’être si bien encadrés et considérés. Cela aura un impact considérable sur la rétention ainsi que la productivité de vos talents! 

Positionnez-vous comme un employeur de choix : mettez de l’avant les qualités de votre entreprise en offrant à vos recrues des conditions de travail ainsi qu’une équipe hors du commun!

Un gestionnaire fait visiter à son employée l'entreprise.

Quelques conseils pour améliorer l’accueil et intégration des nouveaux employés

L’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés débutent bien avant leur arrivée au sein de votre organisation. Elle commence dès vos premiers échanges lors d’une entrevue et peut se prolonger sur plusieurs semaines/mois après la première journée de votre nouveau collègue. Toutefois, il peut s’avérer complexe de mettre en place le parfait programme d’accueil et d’intégration pour vos nouveaux employés si vous n’êtes pas familiarisé avec ce concept. 

Comment pouvez-vous aider à l’intégration de vos nouvelles recrues? Quels facteurs impactent la rétention de vos talents? Pour vous aider, voici neuf conseils pratiques pour améliorer l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés.

1. Annoncez l’arrivée du collègue à votre équipe avant sa première journée

Lors de vos préparatifs, annoncez tout d’abord l’arrivée de votre nouvel employé aux diverses équipes de votre entreprise. Cette méthode vous permettra non seulement de mieux préparer les membres de votre personnel à rencontrer la nouvelle recrue, mais aussi d’impliquer vos équipes directement dans les rencontres qui s’en suivront.

À l’aide d’une infolettre interne, d’un clavardage interne ou d’une rencontre d’équipe, informez votre personnel de l’arrivée de leur collègue au sein de votre entreprise. Décrivez son rôle en des termes vulgarisés afin de vous assurer de la bonne compréhension des employés. Enfin, impliquez les différentes parties prenantes dans le plan d’intégration de l’employé. Des collègues attentifs et proactifs procéderont à un excellent encadrement qui motivera votre recrue à donner le meilleur d’elle-même! 

Dans ce même ordre d’idées, planifiez des rencontres entre votre nouvel employé et les différents membres de votre personnel afin qu’ils puissent apprendre à se connaître. Un temps de qualité et une bonne première impression conféreront à votre recrue un sentiment de fierté et d’appartenance qui augmentera son engagement envers votre entreprise. Il s’agit également d’une parfaite occasion pour lui faire comprendre le rôle des divers départements de votre organisation. Cela est un excellent exemple de plan d’intégration pour l’arrivée de votre nouvel employé!

L'équipe reçoit un courriel pour annoncer l'arrivée du nouvel employé.

2. Avant sa première journée, envoyez au nouvel employé son horaire de la première semaine

La première semaine de travail peut s’avérer très stressante pour votre recrue. Un manque d’encadrement ou de clarification envers les tâches à accomplir peut contribuer à le démotiver et, ultimement, à démissionner de son poste avant même d’avoir complété sa formation. En ce sens, comment pouvez-vous contribuer à l’intégration de votre nouvel employé?

La réponse est simple : planifiez un horaire détaillé de sa première semaine, puis envoyez-la lui avant sa première journée au sein de votre entreprise. Cela l’aidera à mieux comprendre son rôle et à se préparer face aux tâches à accomplir. 

Par courriel ou SMS, envoyez à votre nouvel employé l’horaire de sa première semaine au sein de votre organisation. Personnalisez le message avec quelques paroles encourageantes pour briser la glace et lui exprimer votre enthousiasme à l’idée de le présenter à vos collègues de travail. Cette petite attention le rassurera face à son nouvel emploi : il se sentira considéré et beaucoup plus enclin à accomplir les tâches au moment venu. En retour, cela aura un impact positif sur sa motivation au travail. Il s’agit d’une excellente pratique lors de l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés.

3. Offrez au nouvel employé une boîte cadeau bienvenue

L’accueil et l’intégration de votre nouvel employé est un aspect primordial dans votre planification. Il s’agit d’une journée cruciale qui déterminera de son rôle au sein de votre organisation. En ce sens, il est important de le mettre à l’aise et lui signifier que vous appréciez grandement sa présence. Pour ce faire, quoi de mieux que de lui offrir une boîte cadeau de bienvenue?

Par définition, une boîte cadeau de bienvenue est un ensemble représentatif des valeurs ainsi que de la culture organisationnelle de votre entreprise. Ce cadeau personnalisé aux couleurs de votre marque est un excellent moyen de surprendre votre nouveau collègue tout en le félicitant pour son nouveau poste!

À titre d’exemple, dans votre boîte de bienvenue, vous pouvez retrouver :

  • Des documents de formations intéressantes en lien avec le poste de votre nouvel employé ;
  • Des objets promotionnels de votre marque (chandail, casquette, tasse à café, etc) ;
  • Des collations, boissons, tasses ou thermos pour les pauses ;
  • Des objets utilitaires pour le bureau (stylos, crayons, chargeur, carnet, etc.) ;
  • Une photo d’équipe ;
  • Une invitation pour un cinq à sept, idéal pour rencontrer d’autres collègues ;
  • Et plus encore! 

Lors de l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés, un ensemble de bienvenue procurera certainement à vos recrues un sentiment d’appartenance qui leur donnera chaud au cœur. Cette petite pensée aura un impact considérable sur l’engagement ainsi que le taux de rétention de vos talents dès leur première journée!

Une boîte cadeau de bienvenue pour un nouvel employé.

4. Lors de sa première journée, effectuez une présentation complète de l’entreprise au nouvel employé

Bien entendu, un aspect incontournable de l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés consiste en la présentation complète de votre entreprise. Cette introduction vous permettra d’exposer à votre employé les objectifs et valeurs de votre organisation, mais aussi de lui décrire en détails votre culture organisationnelle.

Lors de la première journée de votre employé, accueillez-le chaleureusement, puis offrez-lui une boisson avant de l’inviter à votre bureau. À l’aide d’un organigramme, expliquez-lui votre structure organisationnelle ainsi que les rôles de vos diverses équipes, dont celui des ressources humaines. 

Une fois votre culture et structure organisationnelle décortiquées, exposez-lui vos valeurs, missions, règlements et conditions de travail, dont celles de télétravail au besoin. Par la suite, vous pourriez même demander à votre employé de visionner des capsules vidéo informatives ou même de lire des documents afin de mieux comprendre l’historique de votre entreprise. Il s’agit d’une excellente opportunité pour lui faire connaître la philosophie ainsi que la mission de votre organisation.

N’oubliez pas que cette rencontre est cruciale pour votre employé. Elle lui permet de mieux comprendre son rôle au sein de votre entreprise, mais aussi de s’adapter à vos valeurs et objectifs. Gardez cela en tête lors de l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés.

Une gestionnaire présente la structure organisationnelle à son nouvel employé.

5. Présentez le nouvel employé à ses collègues de travail

Maintenant que votre employé connaît votre structure organisationnelle, vous pouvez désormais le présenter à ses nouveaux collègues de travail. En ce sens, organisez plusieurs rencontres pour vous assurer de bien le présenter à vos équipes.

Sur place, louez une salle libre pour éviter de déranger certains de vos collègues au travail. Organisez une rencontre en grand groupe : invitez le personnel disponible à vous rejoindre avec un bon café pour procéder à la présentation de votre recrue.

En télétravail, planifiez une rencontre avec vos équipes pour leur présenter votre nouvel employé. À l’aide d’un logiciel comme Zoom ou Google Meet, organisez une vidéoconférence au moment opportun pour présenter votre recrue. Il s’agit d’une bonne pratique pour l’accueil et l’intégration des nouveaux employés via un travail en ligne! 

Lors de la rencontre, dressez un bref portrait professionnel de votre employé, puis laissez-le s’exprimer librement afin qu’il développe ses propres relations interpersonnelles. Cette présentation lui permettra de mieux connaître ses collègues de travail, mais aussi de comprendre leur rôle au sein de votre entreprise. Il s’agit d’une excellente méthode pour renforcer son sentiment d’appartenance envers votre organisation!

N’hésitez pas à planifier des rencontres individuelles avec les chefs de vos différents départements. Ainsi, votre employé pourra mieux cerner les enjeux entourant les divers postes de votre entreprise et saura à qui se référer en cas de besoin! 

6. Planifiez un dîner d’équipe pour bien accueillir le collègue de manière moins officielle

Suite à une rencontre plus formelle pour rencontrer le collègue, il est intéressant et agréable de planifier un dîner en équipe. Cet accueil chaleureux autour d’un délicieux repas permettra à votre nouvel employé de socialiser dans un environnement léger et convivial!

Cette rencontre moins formelle est une occasion idéale pour votre recrue de tisser des liens de qualité avec ses nouveaux collègues. À l’aide de ces échanges, ils pourront parler de leurs valeurs, objectifs, passions et champs d’intérêts. Ces sujets, bien que non liés au travail, leur permettront d’apprendre à se connaître davantage en tant qu’êtres humains. Il s’agit d’une excellente opportunité pour construire des liens de confiance qui se traduiront en une équipe soudée et proactive. Gardez cela en tête lorsque vous organisez l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés!

Un dîner entre collègues de travail.

7. Présentez en détail votre plan d’intégration

Une fois les rencontres terminées, il est désormais temps pour votre nouvel employé de se mettre au travail. En ce sens, il est important de lui exposer en détail votre plan d’intégration pour vous assurer qu’il comprenne bien en quoi consiste ses premières semaines au sein de votre entreprise.

Avant qu’il ne commence ses tâches, présentez-lui les divers contenus liés à votre organisation. Connaître vos sites web, blogs et réseaux sociaux lui permettra de s’impliquer dans votre image de marque et d’augmenter votre visibilité en ligne. Il s’agit d’un incontournable lors de l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés!

N’hésitez pas à lui offrir les formations pertinentes afin d’élargir ses connaissances liées à son poste. Cela lui permettra de mieux accomplir son travail, et peut-être même de vous faire découvrir certaines tendances ou optimisations liées au rôle qu’il occupe. 

Enfin, expliquez-lui sa mission au sein de votre entreprise. Donnez-lui des détails sur ses objectifs à venir, son travail ainsi que ses futurs projets liés directement à son poste. Cette vision d’ensemble permettra à votre employé de se sentir en confiance vis-à-vis les tâches à accomplir. Il s’agit d’un aspect non négligeable pour augmenter sa motivation au travail! 

8. Donnez des détails sur le poste de votre nouvel employé

Maintenant que votre employé connaît votre structure organisationnelle, ses collègues ainsi que son plan d’intégration, il est désormais temps pour lui d’intégrer son poste.

À cet effet, prenez le temps de lui décrire clairement les premières tâches liées à son poste. Conseillez-le face aux tâches à accomplir afin d’optimiser sa gestion du temps et des ressources à sa disponibilité. De cette manière, il sera plus efficace, ce qui contribuera à son estime et sa motivation au travail. 

Fournissez à votre employé des outils adéquats afin qu’il puisse accomplir les tâches demandées de manière proactive et efficace. En télétravail, proposez-lui un ordinateur portable ou l’accès à un clavardage interne pour faciliter le travail à distance. Au bureau, donnez-lui accès à un ordinateur, des carnets, des stylos ainsi qu’un classeur attitré pour les aider lors de leur travail.

Enfin, saviez-vous que selon Microsoft, la présence d’un mentor ou d’une personne ressource peut améliorer de 97% la productivité de vos nouveaux employés? En ce sens, assurez-vous de bien définir le rôle de vos gestionnaires et ressources humaines lors de l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés.

N’oubliez pas : un bon encadrement permettra à vos recrues d’améliorer leur performance au travail. Cela leur procurera un sentiment de fierté et d’appartenance qui leur donnera envie de rester au sein de votre entreprise! 

9. Organisez des rencontres de suivis récurrents avec personne ressource assignée

Selon une étude menée par Bradon Hall Group, un bon suivi lors de l’accueil et l’intégration de nouveaux employés peut augmenter votre rétention des talents jusqu’à 82%. En ce sens, il est crucial de fournir à vos employés l’encadrement et le support dont ils ont besoin dès leur première journée au sein de votre organisation.

Au début de leur arrivée au sein de votre organisation, prenez le temps de les rencontrer très fréquemment, environ trois fois par semaine. Ce suivi vous permettra de cerner leurs difficultés et de les épauler en cas de besoin. Ce support sera très apprécié de vos recrues : elles se sentiront considérées et accompliront leur travail au meilleur de leurs connaissances. D’autre part, ces rencontres vous permettront également de mieux adapter la charge de travail de vos nouveaux employés selon leurs capacités afin d’optimiser leur bien-être vis-à-vis votre entreprise. 

L’envoi de questionnaires de satisfaction employé peut s’avérer très utiles lors de ce suivi. Ces enquêtes envoyées au moment désiré vous permettront de récolter de précieuses informations pour mesurer la motivation de vos nouveaux employés face à leurs conditions de travail ainsi que de leur encadrement. Ainsi, vous pourrez mieux vous adapter en fonction des besoins concrets de vos recrues! 

Bien que ces rencontres physiques  soient moins fréquentes au fil du temps, ils sont indispensables lors de l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés. Vous pourrez en parallèle envoyer des questionnaires en continu. Un bon suivi de vos talents vous permettra de vous assurer de leur bien-être dès le début de leur carrière. Gardez cela en tête afin d’améliorer votre motivation ainsi que la rétention de vos employés!

Une rencontre entre un gestionnaire et un employé.

L’importance d’envoyer des questionnaires pour employés à chaque étape du processus

Personne n’aime intégrer une entreprise pour être laissé à lui-même après la première semaine de travail. Ce soudain délaissement de la part des gestionnaires et chefs d’équipe peut rendre votre nouvel employé confus, surchargé et découragé face aux tâches à accomplir. Ces sentiments peuvent ultimement mener à son désengagement, puis à sa démission

Pour éviter de conférer un tel sentiment à vos nouveaux employés, envoyez-leur régulièrement des questionnaires de satisfaction employé. Ce bon suivi vous permettra de recueillir des rétroactions pertinentes basées sur des faits concrets. Ainsi, lors de l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés, vous pourrez mieux vous adapter en fonction de leurs besoins du moment. Vous pourriez même vous fier aux réponses d’une entrevue de départ afin d’améliorer votre expérience employé. Il s’agit d’une excellente manière d’optimiser la satisfaction de vos équipes actuelles! 

Afin de vous aider, voici quelques exemples de questions à poser lors d’un questionnaire de satisfaction pour nouveaux employés :

  • Votre poste correspond-t-il à la description faite lors de votre recrutement?
  • Considérez-vous que vous possédez les outils et l’encadrement nécessaires pour accomplir votre travail?
  • Comprenez-vous bien votre rôle au sein de notre entreprise?
  • Êtes-vous intéressé par votre poste actuel?
  • Avez-vous eu le temps de rencontrer vos collègues de travail?
  • Avez-vous eu le temps de rencontrer vos chefs d’équipe?
  • Appréciez-vous notre culture organisationnelle?
  • Comprenez-vous la structure organisationnelle de notre entreprise?
  • Avez-vous des rencontres régulières avec votre gestionnaire?
  • Votre mentor vous fournit-il l’encadrement nécessaire au travail?
  • Selon vous, la charge de travail attribuée est-elle convenable?

Quelques exemples de questions à échelle

  • Sur une échelle de 1 à 10, quelle est votre satisfaction globale vis-à-vis votre intégration jusqu’à présent?
  • Sur une échelle de 1 à 10, à combien estimez-vous votre satisfaction vis-à-vis votre poste de travail?
  • Sur une échelle de 1 à 10, à combien adhérez-vous à la culture organisationnelle de notre entreprise?
  • Sur une échelle de 1 à 10, à combien estimez-vous que votre travail est apprécié?
  • Sur une échelle de 1 à 10, à combien mesurez-vous votre sentiment d’appartenance vis-à-vis votre équipe?
  • Sur une échelle de 1 à 10, quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à un ami ou un proche?

Quelques exemples de questions ouvertes

  • Quelles sont vos attentes envers votre poste?
  • Quel est votre plus grand défi jusqu’à présent?
  • Jusqu’à présent, qu’avez-vous le plus apprécié lors de votre accueil et de votre intégration au sein de notre entreprise?
  • De quelle manière pouvons-nous vous aider à mieux accomplir votre travail?
  • Avez-vous des conseils pour nous aider à améliorer l’accueil et l’intégration des nouveaux employés?
Un questionnaire de satisfaction employé.

Comment InputKit peut aider à améliorer votre processus d’accueil et d'intégration des nouveaux employés?

Vous éprouvez une certaine difficulté à évaluer la motivation de vos équipes? Vous désirez contribuer davantage au bien-être de vos nouveaux employés? Si oui, la solution d’évaluation et d’amélioration de la performance des employés d’InputKit est faite pour vous!

Grâce à notre solution, vous aurez l’heure juste quant au travail accompli par votre personnel. En effet, notre solution récolte de manière complètement automatisée les réponses de vos questionnaires de satisfaction client afin de les transformer en rétroactions employés. Ainsi, via ces rétroactions concrètes, vous serez en mesure de transmettre de bons commentaires à vos nouveaux employés et de potentiellement comprendre certaines difficultés liées aux tâches de vos nouveaux employés lors de leur accueil et intégration. Ainsi, vous pourrez clarifier le rôle de vos recrues pour les encadrer selon leurs besoins! 

En outre, à la fin de ces questionnaires, notre solution encourage également vos clients satisfaits à laisser un avis positif en ligne. Ces avis et rétroactions positives peuvent être partagés avec les membres de votre personnel afin de les motiver. Ceci est un atout pour l’engagement et la rétention de vos nouveaux employés : en voyant que leur travail est apprécié et reconnu, ils seront motivés à donner le meilleur d’eux-mêmes afin d’accomplir le travail demandé! 

Enfin, InputKit proposera bientôt des questionnaires de satisfaction employé. Dans le cadre de l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés, vous pourrez donc procéder à un suivi entièrement automatisé et personnalisé de vos recrues afin de vous enquérir de leur bien-être tout au long de leurs premières semaines de travail. 

Ces questionnaires de satisfaction, envoyés au moment convenu, vous permettront de récolter de précieuses informations vis-à-vis l’intégration de votre nouvel employé. Les indicateurs de performance vous révéleront son appréciation ainsi que son bien-être vis-à-vis l’encadrement et le soutien reçu pendant cette période critique passée au sein de votre entreprise. Au fil des semaines, vous pourrez ainsi mieux vous adapter en fonction des besoins concrets de vos recrues pour leur fournir un support adéquat. De cette façon, vous pourrez améliorer la qualité de votre accueil et l’intégration des nouveaux employés. Il s’agit d’un incontournable pour la rétention de vos talents, surtout en cette pénurie de main-d’œuvre!

Bien que l’accueil et l’intégration des nouveaux employés puissent être complexes à optimiser, suivez nos meilleures pratiques afin de fournir à vos recrues le support nécessaire dès leur arrivée! 

Avant la première journée de votre employé, annoncez son arrivée à vos collègues via une infolettre, un clavardage interne ou une réunion d’équipe. Planifiez son horaire de la première semaine, puis envoyez-le lui par courriel afin qu’il puisse mieux se préparer face aux tâches à accomplir.

Lors de sa première journée au sein de votre entreprise, accueillez-le chaleureusement avec une boîte de bienvenue. Expliquez-lui votre structure organisationnelle à l’aide d’un organigramme, puis présentez-le à vos collègues et chefs d’équipes via une rencontre en groupe ou une vidéoconférence. N’hésitez pas à planifier un dîner d’équipe afin de leur permettre de mieux se connaître dans un environnement moins formel! 

Une fois les présentations terminées, exposez votre plan d’intégration à votre nouvel employé. Décrivez-lui son poste en détail, puis procédez à des rencontres régulières pour effectuer un suivi de son intégration au sein de votre entreprise. Ainsi, vous pourrez mieux vous adapter à ses besoins, et ultimement améliorer la rétention de vos talents.

Maintenant que vous connaissez les différents facteurs à considérer dans l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés, avez-vous besoin d’une solution pour mieux encadrer vos équipes? Si vous désirez améliorer votre expérience employé, n’hésitez pas à planifier une démo gratuite de notre solution dès maintenant avec nos experts en la matière. Cela vous permettra d’optimiser la motivation et la satisfaction de votre personnel au travail!