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L’importance des rencontres individuelles avec vos employés

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Coordonnatrice Marketing | Rédactrice et graphiste. La création, c'est ma passion !

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Les professionnels des ressources humaines doivent redoubler d’efforts pour recruter et fidéliser les talents au sein de leur entreprise. Il s’agit d’un enjeu d’envergure qui continuera de préoccuper les organisations de toutes tailles au cours de la prochaine année. 

Devant cette incertitude, certains peuvent songer à recourir à des idées inusitées pour essayer de se distinguer en tant qu’employeur. Toutefois, fidéliser vos équipes grâce à des formules ayant déjà fait leurs preuves peut faire une très grande différence en la matière. 

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La mise en place d’un dialogue constant avec vos équipes est un incontournable pour créer un sentiment d’appartenance envers votre organisation. Afin d’y parvenir, nous vous recommandons d’organiser des rencontres individuelles entre vos employés et vos gestionnaires. Ces réunions récurrentes favoriseront un climat de confiance et amélioreront la communication au sein de votre entreprise. Sans plus attendre, découvrez dès maintenant pourquoi ces rencontres sont importantes, à quelle fréquence elles devraient être planifiées, ainsi que 6 précieux conseils pour mieux les préparer! 

En quoi consistent les rencontres individuelles entre employés et gestionnaires?

Les rencontres individuelles entre employés et gestionnaires sont un élément clé pour établir des relations saines au sein de votre entreprise. Elles offrent l’opportunité à vos gestionnaires ainsi qu’à vos collaborateurs de discuter notamment de projets en cours, d’atteinte des objectifs établis, d’enjeux actuels et plus encore. Ces rencontres permettent également aux gestionnaires de mieux connaître leurs employés sur un plan plus personnel. À cet effet, ils pourront se renseigner sur leurs aspirations professionnelles, leurs intérêts, ainsi que sur les possibilités de croissance professionnelle

Grâce à ces discussions, vos gestionnaires pourront ultimement mobiliser leurs employés afin de mieux les connaître. En retour, vos équipes se sentiront soutenues, ce qui leur donnera envie de s’impliquer davantage au travail.

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À quelle fréquence vos rencontres individuelles devraient-elles avoir lieu?

Il est crucial de déterminer une fréquence adéquate à laquelle devraient avoir lieu vos rencontres individuelles avec vos employés. Idéalement, vous devriez évaluer sur une base régulière la satisfaction et les enjeux de vos collaborateurs.

Plus la fréquence de vos rencontres sera élevée, plus vous aurez de la visibilité sur les différents projets en cours. Cependant, il est important de ne pas tomber dans le micro-management et de transformer vos rencontres de suivis en rencontres de supervision! Conséquemment, on vous propose d’établir une certaine distance entre chaque réunion, de manière à pouvoir laisser aux employés l’opportunité de mettre en œuvre les conseils et éléments précédemment discutés. 

Bien que la fréquence de vos rencontres individuelles dépende de la nature du poste de l’employé, nous vous conseillons de les planifier sur une base bimensuelle. Ainsi, vous pourrez effectuer un suivi rigoureux des tâches en cours, du bien-être de l’employé, ainsi que des difficultés qu’il rencontre. Vous pourrez ainsi fournir le support nécessaire au moment optimal, avant que la situation ne se dégrade. 

Bien entendu, vos employés doivent sentir que les rencontres individuelles sont pertinentes et fructueuses. Soyez à l’écoute pour savoir s’ils sont satisfaits de la fréquence déterminée. À cet égard, nous vous conseillons d’envoyer régulièrement des questionnaires de satisfaction pour les employés afin de confirmer si la fréquence actuellement en place leur convient!  

Pourquoi est-il important d’organiser de telles rencontres?

Chaque organisation a son domaine d’expertise qui requiert des rencontres individuelles entre employés et des types de rencontres spécifiques. Une approche personnalisée est donc à privilégier! 

Néanmoins, malgré leur personnalisation, ces rencontres individuelles ont toutes un but commun : entretenir une communication claire, ouverte et transparente entre les employés et leur gestionnaire. Ainsi, tous peuvent travailler vers un but commun

Outre une meilleure rétention de vos employés, voici une liste des bénéfices engendrés par les rencontres individuelles au travail :

  • Elles aident à tisser un lien de confiance entre les employés et leur gestionnaire ;
  • Elles font sentir aux employés qu’ils ont le support nécessaire en cas de besoin ;
  • Elles sont l’occasion idéale de remercier vos employés pour leur bon travail ;
  • Elles permettent d’adresser les accomplissements et bons coups de vos employés ;
  • Elles permettent d’adresser les enjeux rencontrés par vos employés afin d’y trouver des solutions ;
  • Elles offrent l’occasion aux employés de poser des questions pour mieux comprendre son rôle au sein de l’entreprise ;
  • Elles permettent de parler des opportunités de carrière au sein de votre entreprise ;
  • Somme toute, ces rencontres permettent de développer un sentiment d’appartenance envers votre entreprise. 

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6 conseils pour mener des rencontres efficaces

1. Recommander au gestionnaire et à l’employé de se préparer d’avance pour des discussions plus riches

Pour assurer le succès de vos rencontres individuelles avec vos employés, on vise à créer une rencontre dynamique. Pour y parvenir, quoi de mieux que de partager l’ordre du jour de votre rencontre avec vos employés et vos gestionnaires quelques jours en avance afin qu’ils aient l’opportunité de mieux se préparer?

Grâce à cette initiative, la rencontre individuelle avec votre employé se déroulera de manière fluide et transparente. Votre collègue aura eu le temps de réfléchir au sujet abordé, ce qui lui permettra de mieux s’exprimer et d’expliquer certains enjeux rencontrés au travail. Cet échange enrichissant et constructif permettra à votre gestionnaire de lui accorder un support adapté à ses besoins actuels. Somme toute, se préparer en avance est un excellent moyen d’approfondir vos discussions pour tisser un lien de confiance. 

2. En tant que gestionnaire, avoir des idées de questions à poser

En tant que gestionnaire, il est de votre responsabilité d’assurer que l’échange avec votre collaborateur soit fructueux et enrichissant. Réfléchissez aux points que vous désirez soulever pendant votre échange entre collègues. À titre d’exemple, avant votre rencontre individuelle avec l’employé, demandez-vous :

  • Semble-t-il satisfait de ses conditions de travail?
  • A-t-il de bonnes relations avec ses collègues et avec vous?
  • Comment l’équipe peut l’aider à accomplir son travail?
  • Est-ce qu’il y a des outils manquants qui pourraient être favorables pour l’employé?  

On recommande au gestionnaire de bien maîtriser l’ordre du jour de la rencontre afin que l’employé se sente orienté vers les différentes questions à répondre. On veut éviter que l’employé se sente obligé de meubler la discussion avec ce qu’il a l’impression que le gestionnaire aimerait entendre. Gardez ce conseil en tête pour optimiser le déroulement de vos rencontres individuelles entre gestionnaires et employés!

3. Prendre des notes pour évaluer l’évolution au fil des rencontres

Rédiger un résumé de vos rencontres individuelles est un outil essentiel pour mieux encadrer vos employés. En prenant des notes au fil de vos échanges, vous aurez toujours en mémoire les informations obtenues au fil de vos discussions. De plus, en partageant ce compte-rendu avec l’employé concerné, vous pourrez éviter les malentendus pour offrir le meilleur soutien possible. Cela vous permettra également de vous améliorer en tant que gestionnaire! En comparant vos résumés, vous pourrez évaluer la progression des éléments abordés au fil des semaines pour garder un œil sur l’évolution de vos collaborateurs et ainsi, offrir de meilleures rétroactions. Vous saurez ainsi quels prochains points aborder lors de vos futures rencontres avec vos employés. 

Un gestionnaire prend en note le compte-rendu de son employé.

4. Instaurer un climat d’écoute et d’empathie

Lors de vos rencontres individuelles avec des employés, il est essentiel de se rappeler que ces échanges devraient être au service de vos collaborateurs. Vos réunions doivent donc instaurer une relation d’ouverture et de confiance qui renforcera le sentiment d’appartenance envers votre organisation. La transparence et la vulnérabilité rendent les relations humaines plus authentiques. Le travail n’y fait pas exception! Il est normal de parfois moins bien aller. Pour que les choses se portent mieux, il faut instaurer un climat de dialogue avec ses collègues au travail. Prenez le temps de valider le bien-être de vos employés. En vous intéressant à eux de manière individuelle, vous serez en mesure de comprendre certains enjeux de leur quotidien impactant leur moral au travail. Vous pourrez ainsi mieux les soutenir, mais aussi leur faire sentir à quel point ils sont soutenus et appréciés par votre organisation. Cette marque d’empathie aura définitivement un impact positif sur leur moral. En retour, ils seront beaucoup plus motivés et heureux au travail!

Une gestionnaire fait preuve d'empathie envers son employée.

5. Faire la rencontre dans un lieu confidentiel, même si cela est à distance

Lorsqu’il est question de rencontres individuelles avec vos employés, on pense à des échanges riches, constructifs et confidentiels. Dans la mesure du possible, il est donc recommandé de choisir un lieu confidentiel pour favoriser un climat propice aux confidences. Après tout, on veut éviter qu’un collègue soit mal à l’aise de se confier à un gestionnaire puisque ce dernier est entouré de plusieurs employés. 

Au bureau, choisissez un environnement isolé et calme pour planifier votre rencontre. Au besoin, nous vous suggérons de réserver une petite salle de conférence afin d’assurer la confidentialité de votre échange. Pour faire changement, pourquoi ne pas suggérer des rencontres individuelles sous diverses formes? On pense notamment à une petite marche ou encore à une pause café, le tout en faisant un compte-rendu des dernières semaines. Cela aura un impact positif sur le moral de vos employés et rendra vos rencontres moins formelles!

Lors d’une rencontre en télétravail, privilégiez un espace fermé pour avoir un peu d’intimité. Afin de vous rapprocher le plus possible d’un échange en personne, on vous conseille fortement de procéder à la rencontre par appel vidéo. Les indices non verbaux vous permettront de bien cerner le ressenti réel de vos employés, pour un échange plus authentique. 

Souvenez-vous : il est essentiel de planifier vos rencontres individuelles avec vos employés dans un lieu tranquille et propice aux confidences. Cela vous permettra certainement d’obtenir des rétroactions concrètes pour avoir un meilleur aperçu de leur situation globale au sein de votre entreprise!

6. Prévoir suffisamment de temps pour les rencontres individuelles avec vos employés

Comme vous l’avez peut-être remarqué, vous devez aborder plusieurs sujets lors de vos rencontres individuelles avec vos employés. En ce sens, il est important de prendre le temps nécessaire pour adresser l’ordre du jour et laisser vos collaborateurs s’exprimer!

Bien que vos rencontres servent à tisser des liens de confiance, elles peuvent aussi laisser un sentiment d’amertume et d’incompréhension si vous semblez  trop pressé. Vos employés n’auront pas le temps de s’exprimer ou de bien comprendre les tâches qui leur sont accordées. Ils se sentiront alors laissés à eux-mêmes et pourraient même croire que vous ne les prenez pas au sérieux.

Pour veiller au bien-être de vos collègues, prenez le temps de bien vous renseigner quant à leurs ressentis actuels. Selon vos disponibilités, réservez au moins 30 à 45 minutes pour vos rencontres individuelles avec vos employés. Cela vous permettra d’échanger en détail sur les enjeux personnels et professionnels que rencontrent vos équipes au quotidien. Grâce à ces discussions, vos talents se sentiront considérés et écoutés, ce qui aura un impact direct sur leur engagement au travail. Il s’agit d’un incontournable pour bâtir des relations authentiques et durables qui augmenteront votre taux de rétention des employés!

12 idées de questions à poser lors de rencontres individuelles avec vos employés

  • Comment allez-vous depuis notre dernière rencontre?
  • Est-ce que tout va bien avec vos collègues de travail?
  • Quel aspect de votre poste trouvez-vous le plus motivant?
  • Rencontrez-vous un enjeu ou une problématique qui vous empêche de faire votre travail?
  • Êtes-vous satisfait de vos conditions de travail?
  • Êtes-vous satisfait de votre performance au travail?
  • Les tâches qui vous sont attribuées sont-elles réalistes?
  • Comprenez-vous bien ce qui est attendu de vous pour les prochaines semaines?
  • Y a-t-il certaines tâches pour lesquelles vous aimeriez avoir des formations supplémentaires?
  • Est-ce que je peux vous offrir un support supplémentaire? Comment puis-je aider à rectifier la situation?
  • Avez-vous des questions ou commentaires à me faire part?
  • Désirez-vous me parler d’un sujet en particulier?

Comment InputKit peut vous aider en complémentarité avec vos rencontres individuelles?

Vous désirez récolter des informations complémentaires à vos rencontres individuelles avec vos employés? Si tel est votre cas, la solution d’expérience employé d’InputKit est exactement ce qu’il vous faut!

Grâce à nos questionnaires de satisfaction personnalisés et automatisés pour employé, vous pourrez connaître les métriques clés de vos équipes en un clin d’œil. Bien-être au travail, relation avec les collègues, relations avec les gestionnaires, motivation au travail, engagement envers l’organisation : profitez de nos nombreux modèles de questions pour sauver de précieuses heures de rédaction. De plus, nos enquêtes sont anonymes, un atout essentiel pour connaître l’honnête opinion de vos employés!

Avec nos questionnaires hebdomadaires, vous pourrez régulièrement veiller au bien-être de vos collaborateurs. Au-delà des rencontres individuelles avec vos employés, ces enquêtes vous permettront de prendre action selon leurs besoins concrets, avant qu’il ne soit trop tard. Ces précieuses informations vous permettront d’améliorer la communication entre vos gestionnaires et vos employés. De plus, grâce aux métriques récoltées, vous saurez quels points aborder lors de vos rencontres pour veiller à l’amélioration continuelle de vos équipes au travail. 

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Comment pouvez-vous améliorer vos rencontres individuelles avec vos employés? Bénéficiez de nos conseils d’expert afin de veiller au bien-être de vos équipes au travail!

Encouragez vos gestionnaires et employés à se préparer en avance afin d’avoir des discussions plus riches. Pour y parvenir, incitez vos gestionnaires à réfléchir aux questions qu’ils désirent poser, puis à les partager avec l’employé concerné avant de procéder à la rencontre.

Tout au long de vos échanges, notez les éléments abordés pour mieux suivre l’évolution de vos employés. Prévoyez suffisamment de temps pour poser toutes vos questions et écouter les ressentis de vos collègues. Afin d’obtenir des rétroactions concrètes et authentiques, prenez soin de vous rencontrer dans un lieu confidentiel, même lors d’échanges à distance. Enfin, souvenez-vous que la clé de ces rencontres est une relation basée sur l’écoute et l’empathie!

Maintenant que vous connaissez tout de l’importance des rencontres individuelles entre gestionnaires et employés, avez-vous besoin d’une solution complémentaire pour mieux évaluer vos équipes au travail? Avec InputKit, vous pourrez connaître les métriques clés de vos employés en l’espace de quelques clics. 

Notre solution vous intéresse? Nous vous invitons à planifier une démo gratuite et personnalisée d’InputKit, au moment de votre choix. Notre équipe d’experts sera ravie de contribuer à votre expérience employé!

Pour conclure, voici un TED Talk intéressant sur l’importance de bien planifier vos rencontres organisationnelles. Dans cette capsule, David Grady décrit les éléments à considérer lorsque vous invitez vos collaborateurs à une réunion. Inspirez-vous de ses conseils pour éviter les réunions superflues et privilégier les échanges concrets et constructifs entre collègues!

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